党政机关公文格式标准最新

在党政机关中,开展每一项工作、完成每一项任务,几乎都离不开公文。

2012年4月16日,《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)明确公文15种:(1)决议,(2)决定,(3)命令(令),(4)公报,(5)公告,(6)通告,(7)意见,(8)通知,(9)通报,(10)报告,(11)请示,(12)批复,(13)议案,(14)函,(15)纪要。

介绍信、邀请函、总结、简报、要点、方案、计划、安排、规划、建议和答复等,都不属于正式的公文文种,但实际工作仍需经常用到,应参照正式公文执行。

文种选用常见问题:(1)缺少文种,(2)使用非法定文种,(3)文种重叠,(4)生造文种,(5)文种作为公文标题,(6)文种混用,(7)同类公文使用不同文种,(8)错用文种。

最易混淆的是报告和请示。报告主要用于向上级汇报工作、反映情况、回复询问。请示主要用于向上级请求指示、批准。报告的受文主体没有答复义务,请示的受文主体则有答复义务。

上行文(请示、报告):原则上主送一个上级机关;请示应当提出倾向性意见,一文一事,不得在非请示性公文中夹带请示事项(在报区委的请示中,一般不能有增加经费的事项)。

下行文:党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项,经政府同意后可以由政府职能部门行文,文中须注明已经政府同意。党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。

平行文:同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作,不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。

常用文(通报和函)。通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况,即好事、坏事都可以通报。函用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项,绝对不允许给上级机关发函。

公文应经单位负责人审批签发。重要公文和上行文由主要负责人签发。党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文,由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

一般,OA正式印发公文时,应同时发送到单位分管领导、承办部门和承办人(起草公文的部门和负责人)、所有需要了解或有相关任务的工作人员。

二、公文用纸

公文用纸采用A4纸,尺寸:210 mm×297 mm。

一般页面设置:天头(上白边)37 mm,(下白边)35 mm,订口(左白边)28mm,切口(右白边)26mm(均可±1mm)。版心156 mm×225 mm。

一般每面排22行(行距28磅,一行约10 mm),每行排28个字,撑满版心(两端对齐,中间无空行)。

双面打印(有的打印机需分别打印奇数页、偶数页)。

装订要求:左侧装订,两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处(上半部中间、下半部中间),允许误差±4mm,平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。

三、公文格式

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素组成。公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。

版头:公文首页红色分隔线以上的部分。

主体:公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分。

版记:公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。页码位于版心外。

(一)版头

包括:份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线。

1.份号。如需标注份号,一般用6位三号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。可以用黑体字。

2.密级和保密期限。如需标注密级和保密期限,一般用三号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注(如:机密★5年)。若不标注保密期限,密级两字之间空1字。

3.紧急程度。如需标注紧急程度,一般用三号黑体字,顶格编排在版心左上角。按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。两字之间空1字。

4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”2字,应当置于发文机关名称右侧,上下居中排布。发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,红色,以醒目、美观、庄重为原则。

5.发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。发文机关代字应当准确、规范、无歧义、易识别,并固定使用。编排在发文机关标志下空2行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空1字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。平行文、下行文的发文字号居中排布。

6.签发人。上行文(请示、报告)应当标注签发人姓名。由“签发人”3字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空1字,编排在发文机关标志下空2行位置。“签发人”3字用三号仿宋体字,签发人姓名用三号楷体字。

如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排2个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7.版头中的分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

(二)主体

8.标题。由“发文机关名称+事由+文种”组成。发文机关单独一行。一般不超过50个字。

一般用二号小标宋体字,一般设置行距30~33磅,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当。多行标题排列使用正梯形、倒梯形或者菱形,不采用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。

如果有副标题,副标题应当随破折号另起一行,用三号楷体,一般不加粗。

标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

9.主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称。上行文,原则上主送一个上级机关。

主送机关用三号仿宋体字,编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格(无缩进,两端对齐),并列机关之间用逗号,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关过多导致公文首页不能显示正文时,应当将部分主送机关名称移至版记。

10.正文。公文首页必须显示正文。一般用三号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空2字(不宜用2个空格符,格式设定首行缩进2字符),回行顶格(不得左对齐,格式均设定两端对齐)。

文中结构层次序数依次用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层黑体字、第二层楷体字、第三层和第四层仿宋体字。常见错误是滥用顿号:“(一)、”“1、”“(1)、”都不对。单独的小标题,末尾不标注标点符号;小标题之后接着带正文的,小标题末尾用句号。公文结构层次一般不超过四层。

有多级小标题的法规性公文,第一层次编、章的序号及其标题(如“第一章 总则”)用三号小标宋体居中排印,上下方各空一行;第二层次(如“第一条”)用三号黑体字排印,后空一字接排正文。

正文涉及数字、年份的,一律不得拆行。

11.附件说明。如有附件,在正文下空一行左空2字(首行缩进2字符)编排“附件”2字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。一般附件不用书名号。

写成“附件1:”“附件:1、”“附件一:”等都不对;另外附件回行采用自然段格式也是不对的。印发某文件的通知时,该文件是主体,不能作为附件。

12.发文机关署名、成文日期和印章。

(1)加盖印章的公文

发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称。

成文日期应当用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),如“2020年4月2日”。成文日期一般右空4字编排,印章用红色,不得出现空白印章。成文日期是指最后一位领导签署的日期。

单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

(2)不加盖印章的公文

单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空2字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移2字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空2字编排,相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

不得标注:(此页无正文)。(已作废)

13.附注。如有附注,居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。上报请示、发通知或公函,往往要留具体联系人和联系方式,联系人与电话之间用逗号隔开(联系人应是熟悉情况的人)。

公开方式:主动公开、依申请公开、不公开,后无标点。

14.附件。附件应当另起一面编排,不得与正文同面,但与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排,编排在左上角第一行,附件标题居中编排在第三行(上空一行),附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”2字及附件顺序号。

(三)版记

版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(高度0.35 mm),中间的分隔线用细线(高度0.25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。结果文件最后生成多一张空白页(怎么办)。版记一般偶数页码。

15.抄送机关。如有抄送机关,一般用四号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空1字编排。“抄送”2字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记,除将“抄送”2字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

16.印发机关和印发日期。印发机关一般是办公室(与发文机关标志可能一致),印发机关和印发日期用四号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空1字,印发日期右空1字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,后加“印发”2字。印发日期是指实际发文日期。

版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

17.页码。一般用四号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm,单页码居右空1字,双页码居左空1字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应连续编排。

特定格式

1.信函。发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时,使用主办机关标志。

发文机关标志下4 mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20 mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170 mm,居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离为三号汉字高度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为三号汉字高度的7/8。

标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字,与该线的距离为三号汉字高度的7/8。

首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方(一般指抄送)。

2.纪要(仅供参考)。纪要标志由“××××××纪要”组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35 mm,推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单,一般用三号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用三号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”2字改为“请假”或“列席”外,编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。

3.公文中的表格。没有大量计算或特别长的表格,在电子文档中直接插入表格,建议不用excel(特别是纯文本表格)。A4纸的表格横排时,页码位置与公文其他页码一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。表格一般用四号字或五号字,表格两端对齐,表格内的文字上下居中,设计合理,排列清晰美观。如何微调表格框线?

4.公文标点符号的用法。仅举几个常见错误例子。

(1)标有引号、书名号的并列成分之间不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或书名号之间,宜用顿号。

四大名著是指《三国演义》、《水浒传》、《西游记》、《红楼梦》。(×)

公安部门要切实加强校园“警务室”、“护学岗”、“安全网”建设,落实护校制度。(×)

(2)标示时间、地域的起止一般用一字线(占一个字符位置),标示数值范围起止一般用浪纹线。

陈某某大学本科四年(2004-2008年)。(×)

要加快工程进度,确保科技园3~5年内建成。(√)

(3)分项列举的各项或多项已包含句号时,各项的末尾不能再用分号。

一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险;二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立,可参加城镇居民医疗保险。(×)

(4)同一形式的括号应尽量避免套用,必须套用括号时,应采用不同的括号形式配合使用。

围绕政府半年工作开展回头看,认真总结上半年工作,科学谋划下半年工作。[责任单位:各镇(街道)](√)

(5)图或表的短语式说明文字,中间可用逗号,但末尾不用句号。即使有时说明文字较长,前面的语段已出现句号,最后结尾处仍不用句号。

(6)一般破折号、省略号不与其他符号同时使用。特别是省略号不与“等”“等等”连用。破折号:——与——(字体),──(制表符)。

5.公文中的数字。主要指阿拉伯数字和中文数字。

必须使用阿拉伯数字:(1)保密期限中的年份;(2)发文字号中的数字;(3)印发日期中的数字;(4)正文中的公历纪年的世纪、年代、月、日,如20世纪90年代、1997年7月1日;(5)正文中表示时间的时、分、秒,如19时30分(晚上7:30);(6)多位整数与小数。尽量不要出现:约18人,22人左右,26多人,28余件。

必须使用中文数字:(1)前两层结构层次序数;(2)在词语中作为词素的数字,如一律、星期二、三三两两、五湖四海、七上八下、三六九等、小九九、三下五除二、不管三七二十一、春打六九头;(3)由相邻两个数字并列连用表示概数,此时两数字间不用顿号“、”隔开,如二三天、四五个月、六七个人、一千七八百元、略知一二、十之八九;(4)用带有“几”字的数字表示约数,如几十天、几千年、几万分之一;(5)中国干支纪年、夏历月日、清及其以前的历史纪年、各民族的非公历纪年,如甲子年九月八日、正月初二、清道光二十年(公元1840年);(6)用日月简称表示节日、事件等内容的词组,如果月份是一月、十一月、十二月,应该用间隔号“·”把月与日隔开,并外加引号,以免产生歧义,其他词组,知名度高的不必在月日之外加引号,不然则需使用引号,如五一国际劳动节、五四运动、七七事变、“一二·九”运动、“九一三”事件。

四、其他事项

1.异体字的处理。根据实际使用华文中宋、华文仿宋、华文楷体等字体。

2.网上下载的文件,异地复制的段落,都要先刷新字体颜色,有时段末含有“↓”符号时不方便编辑,可采取替换方式,即在“特殊格式”中用“段落标记”替换掉“手工换行符”。注意:替换单个字时,有风险。

3.有些特殊符号。比如,上标(m2)、下标(CO2),℃,×与x,+与+,〈〉与<>等。

4.安装党政公文要求的字体库。

5.使用正版操作软件。

6.项目编号自动生成后,排版不方便且难看。

7.公文格式:多看省、市、区印发的各类文件。

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